Блог IVA 360 | Встречи и совещания в крупной металлургической компании
Задача
Организовать защищенную коммуникацию сотрудников головной и дочерних организаций
Один из крупнейших российских производителей металлопродукции для ведущих энергетических, транспортных и промышленных компаний
Выпускает трубы различного назначения, железнодорожные колеса, листовой прокат, соединительные детали трубопроводов, трубопроводную арматуру, рессоры
В структуре холдинга:
- 55 органзий
- Заводы
- Вагоноремонтное депо
- 34 000 сотрудников, обеспечивающих сервис и продажи продукции в 30 регионах РФ
Ограничения и требования
Чтобы обеспечить взаимодействие распределенных сотрудников, организация использовала MS Teams. В 2022 году из-за невозможности оплаты за лицензии и общего тренда по импортозамещению, компании выбирала исключительно российского вендора. Технические и функциональные требования к поставщику были подкреплены многолетней практикой использования, из которых ключевые:
Технические требования:
- Безопасность
Генерация и хранение “чувствительных” данных в контуре организации - Интеграция
с существующей серверной инфраструктурой и ИТ системами - Оптимизация
Нагрузки при ресурсоемких процессах сети, каналов связи и серверов
Функциональные требования:
- Вариативность использования:
десктоп, веб, мессенджер и мобильное приложение - Постоянные комнаты
Виртуальные переговорные комнаты действующие 24/7 для обсуждения - Вебинары
Проведение массовых мероприятий до 5000 пользователей
Решение:
- Развернуть гибридное облако
- Обеспечить переход пользователей в новую платформу
- Запустить совещания и встречи На сервисе от компании IVA 360
Сроки внедрения:
Январь 2023
Платформа была развернута в течение 15 дней
Безопасность
Многосерверная установка предполагает отказоустойчивое размещение части лицензий в контуре заказчика. Проведены первые защищенные онлайн-коммуникации в групповых чатах и видео-встречах
Запуск проекта
Проведено обучение для администраторов системы и конечных пользователей для скорейшей адаптации по использованию нового инструмента коммуникации. Разработаны и предоставлены инструкции для пользователей и администраторов системы, краткие пользовательские видео по системе
Интеграция
- Настроена интеграция с внутренней системой учета Active Directory, в результате сотрудники получили доступ к личному кабинету с прежними реквизитами входа
- Настроена интеграция с почтовым сервисом компании, соответственно автоматические системные е-мейлы поступают пользователям с корпоративного е-мейл адреса
- Настроена телефония, благодаря чему пользователи могут совершать звонки в конференцию, используя свой мобильный или стационарный телефон
Качество видео
Индивидуально настроенные медиа профили системы для трансляции документов, видео от докладчика, демонстрации экрана и видеозаписи, позволили оптимально расходовать сетевые ресурсы каналов связи и файлового хранилища
Функциональные требования к платформе:
Доступ к платформе
- Десктоп клиент для установки на корпоративные компьютеры сотрудников для ежедневной работы и основной коммуникационный канал
- Мобильное приложение с функциональностью мессенджера, для мгновенной коммуникации и возможностью оперативно поделиться документом, а также принять участие в онлайн встрече, в случае если сотрудник не находится на рабочем месте
- Браузер (веб) клиент - для сотрудников, которые работают удаленно или являются приглашенными участниками встречи, соответственно получили ссылку для входа в мероприятие
Форматы мероприятий
- Постоянные переговорные комнаты в режиме видеосвязи, для обсуждения регулярных задач с определенной группой участников, среди которых могут быть внешние (незарегистрированные) пользователи
- Регулярные планируемые мероприятия в режиме вебинара, для проведения внешних маркетинговых активностей с партнерами и внутренних обученческих мероприятий для сотрудников
- Трансляции для проведения массовых мероприятий в рамках всей группы компаний, с общим количеством участников более 5000. Используется индивидуальная видео раскладка
Отказоустойчивость и стабильность системы
Обеспечивается многосерверной инсталляцией системы, где медиа сервера располагаются в геораспеделенных датацентах, обеспечивающих минимальную задержку в сети при передаче данных в онлайн мероприятии, а так же выполняется резервирующая функция если медиа сервер по причине форс-мажора не будет доступен
Результаты
- В первый месяц работы:
- проведено встреч - 1570
- Пиковое количество участников - 4000+
- Текущая ежедневная нагрузка -55 мероприятий 1500 пользователей одновременно
- > 300 Среднее ежемесячное количество обращений в службу поддержки пользователей
- < 5 Минут скорость первичной реакции сотрудника СТП, на обращение пользователя
- Каждые 3 месяца мажорное обновление системы
- До 2 часов технологический перерыв на работы
- Файловое хранилище > 1ТБ в течение 4-го месяца использования платформы
Рекомендации при выборе платформы.
Представитель клиента, ИТ директор холдинга
При выборе платформы для удаленной коммуникации важно в первую очередь ориентироваться на необходимые вам инструменты и функциональность Чтобы принять окончательное решение, необходимо провести тестовый период. Только использование платформы в реальной среде позволит ясно представить, как будут протекать рабочие процессы
25 Декабря 2024
Кейсы
Кейс 1С-Софт по переходу «Пальметто ТГМ Интернешнл»
После ухода с рынка популярных зарубежных сервисов для видеоконференцсвязи (ВКС) и реализации государственной программы импортозамещения, бизнес столкнулся с необходимостью поиска российских альтернатив. Международная генподрядная компания «Пальметто ТГМ Интернешнл» успешно решила эту задачу, перейдя на отечественную платформу «IVA 360»
02 Октября 2024
Кейсы
Гибридный формат поставки ПО «ВКУРСЕ»
Особенности продукта
01 Октября 2024
Кейсы
Онлайн обучение в крупном государственном ВУЗе
Задача: Организовать единую платформу для коммуникации преподавателей и синхронное онлайн-обучение для студентов